Preguntas Frecuentes

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Customer Relationship Management (CRM)

El CRM es una solución de software que gestiona todas las interacciones entre una empresa y sus clientes en una única base de datos.

Administrar todos los datos sobre clientes, proveedores, productos, servicios o cualquier transacción relacionada en un solo lugar permite comprender mejor las necesidades de los clientes y anticiparlos. Todos los datos sobre contactos, productos, servicios y transacciones estarán almacenados en un lugar central. Esto les permite a los usuarios del CRM acceder a los datos y anticipar los próximos pasos, para comprender el historial de cada elemento.

Hoy en día el CRM se ha convertido en un concepto muy amplio que va más allá de la gestión de clientes y las interacciones con los mismos, también maneja la gestión interna de la empresa, su presencia en la web y todas las necesidades de marketing digital: una solución que lo hace todo.

Gracias al CRM, puede controlar todas las acciones llevadas a cabo por su personal, sus clientes, administrar portales y sitios web, y controlar acciones comerciales que conducen a un mejor enfoque y seguimiento. Como resultado obtendremos un ciclo de comercialización estricto guiado y documentado.

Las empresas que utilizan soluciones CRM generan más oportunidades de venta (optimizando sus procesos comerciales) y agilizan la administración (con presupuestos actualizados en tiempo real). Por lo tanto, todas estas empresas pueden realizar segmentaciones mejor orientadas y beneficiarse de la información para un posible servicio al cliente y servicio postventa.


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La necesidad de verticalizar las soluciones del CRM es la clave para el uso práctico y el éxito de un negocio inmobiliario; ya que la forma en que los clientes, colaboradores, productos y servicios se reparten es muy particular.

Más que en otras segmentaciones, el sector inmobiliario es un Mercado volátil en muchos lugares del mundo, con una competencia extremadamente alta en gran parte de esos mercados y, a menudo, saturado de agencias inmobiliarias que persiguen a los mismos clientes y representan los mismos productos. La necesidad de distinguir los servicios y productos para un negocio de bienes raíces es la clave para obtener clientes para quienes es un laberinto encontrar al socio adecuado en el mercado de su interés, especialmente porque a menudo está muy lejos de donde residen.

Internet es una bendición para hace una investigación profunda de una futura compra o alquiler, pero al mismo tiempo es una maldición tanto para clientes como para negocios inmobiliarios; ya que la oferta es abundante y normalmente es muy difícil distinguir entre profesionales y aficionados con los que contactar en una oferta idéntica.

Comunicar adecuadamente la identidad, el nivel de los servicios y los productos del negocio inmobiliario puede ser un desafío cuando no se cuenta con las herramientas para llegar de manera efectiva a sus mercados objetivo. Por tanto, el CRM de bienes raíces debe ir más allá de las funciones convencionales y extenderse a la integración con varios sitios web y portales de propiedades. Dichas integraciones deben ir más allá de la exportación automática de propiedades, mientras que una conexión bidireccional permite la auto-importación y creación de clientes potenciales.

El sector inmobiliario es también un término muy amplio que abarca muchos tipos de propiedades (residenciales, comerciales, industriales, etc.). Además de tipos de transacciones: reventas, ventas de nueva construcción, comercialización de proyectos, alquileres residenciales a largo plazo, alquileres vacacionales (que requieren un sistema integrado), gestión de limpieza y mantenimiento de las propiedades, arrendamientos comerciales, etc.).

Además, la industria de bienes raíces está en constante y rápida evolución alcanzando el retraso en otras industrias, especialmente en las áreas de tecnología y automatización. Tomar la decisión correcta para la solución CRM y el socio comercial tiene un gran impacto en el crecimiento y desarrollo futuro del negocio inmobiliario en sí mismo. Las nuevas tendencias y cambios en los mercados deber se tratados con flexibilidad en la solución CRM y su estructura de soporte.

OptimaSys aborda en gran medida todos estos elementos (y muchos más) a través de su innovadora solución Optima-CRM para agencias inmobiliarias y promotores. Además de las tecnologías avanzadas que se utilizan, la amplia base de tipos de bienes raíces y transacciones, ofrece una solución todo en uno que cubre todas las necesidades posibles de tecnología y marketing digital. Además de la solución CRM, OptimaSys tiene la solución para todas sus necesidades en sus sitios web, correo electrónico y marketing digital (SEO, SEM y gestión de redes sociales).


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A continuación, exponemos 10 razones por las que necesita una solución CRM innovadora. Pregúntese:

1.- ¿Mi negocio se compone de al menos 2 personas? En caso afirmativo, debe hacer que los datos estén disponibles de manera centralizada, mientras que el CRM es probablemente la respuesta correcta.

2.- ¿Quiero se capaz de competir con los muchos de mis rivales que mis clientes objetivo pueden encontrar en línea? En caso afirmativo, necesita un CRM que maneje su presencia en línea mejor que la mayoría de sus competidores.

3.- ¿Mi empresa comercializa más de 25 propiedades, ya sean propias o de otras agencias? La cantidad es casi irrelevante, ya que a partir de un pequeño número de propiedades necesitarás administrarlas centralmente.

4.- ¿Importo propiedades de compañeros o portales a mi cartera de comercialización? Si es así, necesita un sistema de CRM que permita tales importaciones automatizadas para almacenar centralmente todas las propiedades a comercializar, ya que pertenecen a su propio listado para el mundo exterior.

5.- ¿Publico sus propiedades en mi sitio web y otras páginas web, como portales de propiedades? Al poder publicar automáticamente sus propiedades no solo en su propio sitio web, sino también en los muchos portales disponibles, necesita que su herramienta de administración principal lo haga por su cuenta además de que obtenga clientes potenciales del sitio web y los portales automáticamente (sin operaciones de copiar/pegar correos electrónicos).

6.- ¿Normalmente cierro una venta en el primer contacto o es un proceso más largo? El 99% de todas las ventas son el resultado de un proceso extendido que puede llevar meses, e incluso años, en algunos casos. Administrar y estar al tanto de todos los detalles para los muchos clientes potenciales con los que se enfrenta, requieren una solución CRM inmobiliaria inteligente.

7.- ¿Es importante para mí captar nuevas listas? A menos que comercialice estrictamente propiedades de otras agencias por una fracción de la comisión, captar propiedades es esencial. Por ello, necesitará una solución inteligente de CRM que maneje también esta parte de su negocio. Hay nuevas tecnologías disponibles para ser más listo que sus competidores que se aplican en Optima-CRM.

8.- ¿Necesito información relevante disponible donde sea que esté? Una base de datos central debe ser accesible desde cualquier lugar, cualquier dispositivo y en cualquier momento. Tener acceso mediante PC, tableta o smartphone debe ser una experiencia fluida y proporcionar la información y los accesos relevantes. Con Optima-CRM, por ejemplo, puede listar nuevas propiedades directamente desde la aplicación iOS/Android en su smartphone, ahorrándose mucho tiempo, papeleo, errores y olvidos.

9.- ¿Debo ahorrar tiempo para las cosas más importantes? La automatización de las actividades es esencial para ahorrar tiempo y asegurarse de que no se olvide nada. Con las secuencias de eventos de Optima-CRM, usted garantiza que ni usted ni su personal “olvidarán” olvidarán en el proceso nada que ocasione la pérdida de un cliente.

10.- ¿Debo administrar ventas y alquileres de larga temporada o vacacionales? Necesita una solución CRM todo en uno que le permita administrar cada paso: una venta, contratos de alquiler y pagos, reservas para alquileres a corto plazo y la administración asociada de limpiezas y mantenimiento.


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Optima-CRM es una solución especializada para empresas de comercialización de bienes raíces de todo tipo, que operan en cualquier mercado y se ocupan de cualquier tipo de transacciones y propiedades.

La solución se construyó desde cero en función de las necesidades del mercado y la falta de soluciones integrales disponibles; Optima-CRM es el resultado de, literalmente, miles de horas de desarrollo y trabajo con nuestros clientes para ofrecer una solución de vanguardia que atiende las necesidades reales y prácticas de las empresas de bienes raíces. También es la única solución que está en constante evolución, para adaptarse a las nuevas tendencias y mercados inmobiliarios. Con una solución que nunca se estanca, la solución todo en uno cubre casi todas las necesidades que pueda tener.

La solución Optima-CRM es mucho más que una solución de Customer Relationship Management que gestiona eficientemente a sus clientes, tanto propietarios como compradores / arrendatarios, mientras que también trata con todos los demás aspectos de marketing digital, sitios web, integraciones de portal, correo electrónico e integraciones de calendario.

Estas son algunas características principales de Optima-CRM:

especializados en bienes raíces, básicamente lo que hemos hecho es crear un CRM-MLS basado en marketing digital (SEO, conexiones con cualquier portal) y con integración a una plataforma Dow Jones (Factiva - base de datos financieros para investigar los antecedentes de los clientes).

  • Muy personalizable: personalice su agencia según sus necesidades, ocultando / mostrando módulos, limitando los contenidos y agregando / ocultando valores.
  • Hecho para uso residencial y no residencial: maneja propiedades residenciales como comerciales e industriales.
  • Tipos de transacción: ventas de nueva construcción, reventas, transferencias, alquileres a largo plazo y sistema de reserva de alquileres de vacaciones.
  • Herramientas de SEO: acceda a todas las herramientas necesarias para ubicar todas las páginas de sus sitios web, que también incluyan propiedades e imágenes.
  • Colaboración: cree su propia MLS privada de múltiples niveles, ideal para colaborar entre un grupo de compañías, o por razones de franquicia.
  • Campañas de marketing: cree páginas de inicio para todas sus campañas de marketing basadas en varias plantillas excelentes que entregamos de forma gratuita y que son totalmente personalizables.
  • Integraciones útiles: aproveche la sincronización completa de correos electrónicos para poder enviar / recibir / responder desde CRM o su sistema de correo electrónico convencional, así como los calendarios de Google y Outlook. La integración Mailchimp le ahorra tiempo, la integración de Factiva (Dow Jones) le permite registrar búsquedas dentro de su cuenta Factiva directamente en CRM, Facebook Premium permite generar clientes potenciales en tiempo real cuando se crean, etc.
  • Portales ilimitados: exporte a tantos portales como usted decida; mientras alimentamos automáticamente estos portales (acción permitida), nos conectamos bidireccionalmente mediante la importación de clientes potenciales automáticamente. Actualmente nos conectamos a más de 40 portales en todo el mundo, agregando nuevos constantemente con nuestro generador XML incorporado.
  • Administrador de CMS integrado: administre los contenidos de tantos sitios web como elija desde el CRM. Además de la administración típica de propiedades y búsquedas, ahora también puede administrar todos los demás contenidos, como SEO, páginas no relacionadas con la propiedad, formularios de contacto, traducciones, etc.
  • Aplicación nativa iOS / Android: la aplicación nativa permite acceder a los datos relevantes sobre la marcha, consultar datos y actualizar sus visitas, e incluso enumerar nuevas propiedades desde su teléfono inteligente en tiempo real en el CRM.
  • Franquicias: construya su propia red de franquicias con las herramientas especializadas en esta área dentro del CRM. Administre todos los franquiciados del Franquiciador Principal. Esto funciona tanto para las franquicias existentes como para las empresas que desean construir una red de ellas.
  • Extensiones: las extensiones permiten aventurarse en nuevos mercados estableciendo tendencias en su mercado a través de Co-Brokerage (mercadotecnia y venta en red donde usted controla la red) y YoVendo (agente en línea para el vendedor que necesita comercializar su propiedad pero quiere verla como una venta particular). ¡Todas las herramientas están incluidas!
  • Nuevas tecnologías: ser más nuevo en el mercado que la mayoría del software CRM nos ha permitido crear nuestras soluciones en tecnologías mucho más innovadoras que permiten una experiencia de usuario mucho mejor, acceso a herramientas que no están disponibles en tecnologías antiguas y características de ahorro de tiempo.

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No hace falta instalar ningún software en tu ordenador para usar el Optima-CRM como es una solución en la nube a que puedes conectar desde cualquier lugar y dispositivo.


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Optima-CRM está hecho a medida para todo tipo de empresas de comercialización de bienes raíces y se adapta a organizaciones (muy) pequeñas, medianas y grandes:

  • Agencias inmobiliarias
  • Franquicias de bienes raíces
  • Promotores inmobiliarios
  • Empresas de comercialización inmobiliaria que promocionen nuevos desarrollos en exclusividad por cuenta propia o de terceros

A diferencia de otros sistemas genéricos de CRM que han hecho adaptaciones al sector inmobiliario, Optima-CRM se construye desde cero con y para negocios de bienes raíces.

Para definir si Optima-CRM es para usted debe: pertenecer a una de las 4 categorías anteriores, ser una compañía con mínimo 2 personas (no es relevante el máximo), darse cuenta de la necesidad de organizarse mejor internamente y en línea y, por último, querer vencer a la competencia tanto en línea y fuera de línea.


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Optima-CRM está hecho para ser su solución de administración central que le permite administrar todos los aspectos de su negocio de centralmente.

Optima-CRM incluye, entre otras, muchas funciones que harán que sus tareas comerciales diarias sean más rápidas y eficientes:

- Funciones de CRM desarrolladas específicamente para bienes inmuebles: gestión de clientes potenciales, clientes, propietarios, empresas... Están todas integradas con la base de datos de propiedades de la agencia. El cruce de datos en tiempo real es estándar, de modo que usted conoce al instante y en todo momento qué propiedades son relevantes para un cliente y qué clientes son relevantes para una propiedad determinada.

- Gestión de equipos internos y externos: gestión de calendarios centralizados que se sincronizan con otros externos como los calendarios de Google y Outlook, asignación de leads, gestión de contactos, acceso por parte de terceros, etc.

- Procesos esenciales de una agencia para venta y alquiler de propiedades: gestión de ofertas de compra, contraofertas y venta (todos los pasos a través de notaría y postventa), exportación bidireccional a portales (prácticamente cualquiera), importación de propiedades desde cualquier sistema de propiedad, verificación de clientes en la base de datos Dow Jones Factiva, envío de correos electrónicos desde el CRM (con propiedades, etc.), etc.

- MLS innovador: conéctese y comparta entre agencias con lógica multinivel, donde podrá discriminar quién puede visualizarlo. En una dirección o en varias, lo que hace que sea mucho mejor que cualquier otro MLS. ¡Establecer redes privadas de MLS es fácil!

- SEO: todos los elementos de SEO están disponibles para propiedades y proyectos, propios y compartidos por otras agencias, en todos los idiomas elegidos. Además, cuando gestione todos los contenidos de su(s) sitio(s) web a través del CRM incorporado, estará gestionando todos los elementos de SEO para CADA página en cualquier idioma.

- CMS (Sistema de Gestión de Contenido): es posible administrar su(s) sitio(s) web conectado(s) al CRM, directamente desde el panel de control de CRM, pudiendo conectarse un número ilimitado de páginas web a su cuenta.

- Proyectos y propiedades: además de las propiedades individuales, puede gestionar proyectos completos (banca, construcción nueva, ...) y sus características específicas (listas de precios, fases con niveles de comisión específicos para cada fase, etc.).

- Carga de archivos: no es necesario reducir el tamaño de las imágenes que carga, ni cargar imágenes de marcas de agua, ya que nuestro CRM gestiona todo esto. Reproduce las imágenes automáticamente en los tamaños correctos que necesita dependiendo de dónde se publiquen.

- Alquileres vacacionales: además de los alquileres a largo plazo, puede gestionar los detalles de alquileres a corto plazo o vacacionales. Un módulo de reserva integrado permite gestionar las reservas, así como el mantenimiento y las limpiezas. Se pueden realizar reservas / reservas en línea, e incluso existe la posibilidad de que terceros accedan al CRM (por ejemplo, para empresas de limpieza).

-  Aplicación móvil nativa (iOS y Android): una aplicación creada para agentes sobre la marcha. Proporciona un acceso fácil para consultar información, actualizar actividades y visitas con clientes, cargar propiedades directamente desde el teléfono inteligente, ahorrar mucho tiempo y evitar errores, etc.

- Páginas de aterrizaje: puede crear este tipo de páginas para campañas de marketing; todas integradas en la solución CRM con varias plantillas que se pueden administrar completamente para el contenido.

- Tecnologías: las últimas tecnologías de JavaScript (AngularJS), Yii, NodeJS, and MongoDB se utilizan para la rapidez y facilidad de uso; sumándose la integración que hemos realizado de roles de autorización para proteger los datos esenciales de su agencia.


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Existen varias situaciones dependiendo de si usted es un negocio inmobiliario existente o nuevo, y si tiene sitio web y/o datos (propiedades, contactos, historial, etc.) Estos son los componentes típicos de un proyecto de CRM:

Migración de Datos

Cualquier información preexistente que necesite trasladar a su nuevo sistema CRM debe estar prepara y, a menudo, mejorada antes de la importación al CRM. Estos son los 3 pasos a seguir:

  1. Exportar datosde propiedades, clientes, propietarios, compañías e historial a formatos como XML, XLS o CSV.
  2. Enriquezca y optimice los datos localmente para evitar que su CRM comience con datos incorrectos.
  3. Importe datos a su CRMusando las herramientas disponibles y el mapeo.

 

Sitio Web: alternativas

  1. Mantenga su sitio web actual e intégrelo con el CRMpara búsqueda de propiedades o visualización de resultados y detalles; puede integrar también formularios de contacto para permitir la auto-creación de clientes potenciales.
  2. Mantenga el diseño (HTML) de su sitio actual, pero reemplace su motor para beneficiarse de las tecnologías más nuevas y su integración nativa en Optima-CRM CMS (Sistema de Gestión de Contenidos). Así podrá mantener todos los contenidos del sitio desde una ubicación central.
  3. Cree un nuevo sitio weba partir de un diseño personalizado o basado en uno de los modelos disponibles, beneficiándose de un nuevo sitio que está integrado originalmente en Optima-CRM y su CMS.

 

Formación

Cada nuevo Sistema requiere que aprenda cómo aprovechar al máximo sus características para aumentar y acelerar su aceptación en la comunidad de usuarios. Recibirá preparación sobre cómo configurar y personalizar Optima-CRM para que se ajuste mejor a su empresa y sepa cómo utilizar mejor la solución.


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El acceso a Optima-CRM requiere una licencia de usuario única para cada uno, con fines de seguimiento de auditoría. Hay una gran variedad de tipos de licencia, según el uso que se le quiera dar. Su personal interno usa lo que llamamos "licencias normales". Las personas externas que tienen accesos específicos a su CRM (por ejemplo, personas de mantenimiento, proveedores, clientes, usuarios del portal, etc.) son de diferentes tipos y tienen otros niveles de precios.

El precio va en escalas, disminuyendo el precio conforme se va aumentando el número de usuarios, es decir, el precio por usuario se reduce. Por ejemplo, 5 usuarios normales están disponibles desde sólo 250 € (aproximadamente $ 300) al mes. Podemos citar la estructura de su licencia una vez que sepamos cómo utilizará el CRM y qué tipos + qué cantidad de usuarios necesita. Consúltenos para saber más detalles.

Las licencias incluyen:

Todos los módulos y funciones: NO tiene coste adicional incluir módulos nuevos (las licencias de extensiones pueden incurrir en costes adicionales).

 Aplicación iOS & Android para todos los usuarios.

Soporte telefónico y en línea.

Formación.


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