Auditoría y Cumplimiento Legal

Trazabilidad Integral, Roles de Autorización para los Usuarios y el Cumplimiento Legal.

Procedimiento de Auditoría

En optima-CRM la rendición de cuentas no es una opción; por lo que tendría que ser en tu agencia también. Todas las actualizaciones de información en el sistema quedarán registradas, generando una mejor gestión y control sobre cuando y quien ha realizado cualquiera actualización. Esto es al mismo tiempo una ventaja productiva como una forma para asegurarnos que todos respetan las reglas que se han establecido en tu empresa.

A nuestros clientes, ante todo les gusta utilizar esta información para mantenerse al tanto de que lo que esta sucediendo en su empresa, como así también poder conocer las actualizaciones que se han realizado su sistema.

Un registro completo te permitirá poder ir hacia atrás y poder visualizar todas las acciones completas que se realizaron en un momento dado. Podrás ver la dirección IP, nombre del usuario, la hora exacta de la actualización y en muchos casos también los valores anteriores.

Perfiles de Autorización

Diferentes roles en tu agencia requieren un conjunto similar de perfiles de autorización en tu Optima-CRM. Existen varias funciones y se puede asignarlos como ves mejor uso. Hay por ejemplo un rol de Administrador de la Agencia que es el rol de nivel más alto de las autorizaciones y es para alguien que puedes confiar absolutamente. Esta función permite hacer casi cualquier cosa en el sistema, incluyendo la creación de nuevos usuarios y la configuración de tu solución CRM en los detalles más finos.

Los Managers pueden gestionar sus equipos de agentes. Esto es particularmente interesante para la Gestión de Ventas y dar seguimiento a las actividades de los agentes informando al Manager.

El Rol de Agente se centra principalmente en su propios listados, mientras que, por ejemplo, no hay datos privados accesibles de los propietarios de las propiedades que no ha listado. Esto no es más que un ejemplo de las restricciones aplicadas al Rol de Agente.

Además exista un Rol de Usuarios Ocasionales que es básicamente para los empleados que no necesitan crear propiedades o propietarios/clientes, ni proyectos, pero necesita poder consultar estos elementos y gestionar sus calendarios.

A continuación, existen varias otras roles para manejar tareas específicas, como gestor de alquileres a corto plazo, el telemarketing, las ventas, etc.

Módulos tales como los alquileres de propiedades de vacaciones implican recursos externos (mantenimiento, limpiadores, etc.) para los que también existen roles limitados para que puedan actualizar tu sistema CRM en tiempo real usando sus dispositivos móviles.

Con un desarrollo continuado de nuevas funciones en Optima-CRM, se añaden nuevas roles de autorización para adaptarse a la situación de la vida real de tu agencia. A medida que suben los requisitos, revisamos el impacto en la usabilidad del sistema y decidimos si ampliamos a nuevas roles o adaptamos los existentes.

Cumplimiento Legal

As a company OptimaSys Group Spain S.L. is fully compliant with the Organic Laws on Data Protection and Internet Law. We require that our clients using the Optima-CRM system are also compliant as to help our clients to collaborate in a safer environment. However, we are cannot be responsible for the individual agencies’ compliance with the laws as each company is accountable for themselves.

Within the Optima-CRM solution, we provide the data fields so that an agency can comply with rules as stated in for example Decreto 218, yet we do not and cannot police that an agency actually applies the rules. We also suggest to work with a certified company that can provide the necessary training to help the agency comply with its lawful obligations.

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